Al completamento del ciclo di produzione di un particolare bene (vedi da “ordine cliente a produzione” ) viene solitamente emesso il documento di trasporto che evade totalmente o in parte l’Ordine (vedi documento incrementale).
Alla DDT ovviamente seguirà una Fattura con i riferimenti della/e DDT, dell’Ordine del cliente ed i beni consegnati.
Per procedere alla fatturazione è possibile seguire più strade, più o meno guidate dal sistema.
In questo articolo vediamo come generare una fattura a partire da una o più DDT generate in precedenza, vediamo come:
Da DOCUMENTI > APRI DOCUMENTO > DDT (visualizzazione elenco documenti), applicando gli opportuni filtri per data, cliente o descrizione è possibile restringere l’elenco delle DDT emesse.
Selezionando le DDT desiderate (selezionandole una ad una o utilizzando il tasto SELEZIONA TUTTI) il sistema amplierà il menù principale aggiungendo, in particolare COMPATTA DOC ANALITICO e COMPATTA DOC SINTESI.
Attraverso quali sarà possibile generare una fattura che compatta in un unico documento tutte le DDT in modo ANALITICO o SINTETICO
ANALITICO
Trascrivendo ogni riga delle varie DDT all’interno della Fattura.
SINTETICO
Riportando in Fattura semplicemente il numero, la data e l’importo totale della di ciascuna DDT di provenienza.
L’acronimo RdA sta Richiesta d’acquisto. Tale richiesta arriva di solito dal reparto produttivo di un’azienda che fa una richiesta, all’ufficio acquisti, perché inoltri un ordine d’acquisto (OdA) verso il fornitore.
La RdA può essere una generica richiesta di materiale che sia descrittivo e libero (ad esempio per DPI come guanti o materiale di consumo come lubrificante) oppure definito specificando un COD.COMPONENTE presente nell’anagrafica di sistema.
Nel caso in cui la RdA sia relativa ad un semilavorato è possibile effettuare una ricerca mirata nell’anagrafica del componente specificando il materiale o la forma del semilavorato (ad esempio Larghezza X Altezza X Lunghezza se si tratta di una barra e Diametro X Lunghezza se si tratta di un tubolare o barra a sezione circolare).
I responsabili dell’ufficio acquisti, appena effettuato l’accesso al sistema, visualizzeranno l’elenco delle RdA da evadere con un e potranno trasformarle con pochi click in RdA anche selezionandone più di una contemporaneamente se il fornitore è lo stesso.
Di seguito viene descritta una procedura per l’inserimento della RdA.
Caso 1 – CONOSCO IL CODICE MATERIALE
In questo caso è sufficiente inserire il codice materiale nel campo COD.COM./MATERIALE.
Se non si ricorda esattamente il nome è possibile compilare solo in parte il campo e cliccare successivamente sul tasto sulla destra
Verrà così proposto un popup con i materiali contenenti tali caratteri
Sarà quindi sufficiente selezionare una di queste voci per vedere il campo della RDA compilato.
Caso 2 – NON CONOSCO IL CODICE MATERIALE
PRODUZIONE > RDA 2
Selezionare [NON CONOSCO IL COD.MATERIALE]
Inserire le informazioni disponibiliad esempio Acc (per Acciaio) 200 x 20 e cliccare PROSEGUI
Se “NON ESISTONO PRODOTTI SIMILI ” è possibile inserire il nuovo codice componente con una descignazione che viene proposta dal sistema (ma che è possibile variare)
A questo punto si inserisce il nuovo componente cliccando su [INSERISCI …]
Completare la descrizione con i dati di interesse e premere [SALVA]
A questo punto si è inserito un nuovo componente dal quale sarà possibile inserire dettagli come la distinta, foto, ciclo oppure inserire una RDA
Caso 3 – CONOSCO IL COD.MAT. DA FABBRICARE MA NON QUELLO DEL MATERIALE NECESSARIO
Selezionare [CONOSCO IL COD.MAT. DA FABBRICARE]
Inserisco il codice del materiale che devo produrre e clicco su [PROSEGUI]
Comparirà la lista dei componenti figlio (distinta) che occorrono per realizzare il padre.
Ad esempio:
Cliccando sul codice Materiale [INOX40x1] dell’esempio verrà automaticamente predisposta la RdA per tale materiale.
“è possibile far comparire 6 cifre decimali dopo la virgola negli importi e nelle quantità quando si generano le stampe dei documenti come Ordini di acquisto, DDT e Fatture?”
Certo, i documenti possono essere personalizzati al massimo sia come grafica che sulle impostazioni come questa.
In generale però può provvedere a specificare questi parametri all’interno di alcune specifiche opzioni di stampa. Cliccando sul tasto PDF*
Accederà ad un menù nel quale è possibile personalizzare il numero di cifre decimali visualizzate oltre le quali il sistema procederà con un arrotondamento.
Da questo menù è inoltre possibile inserire una o più immagini di firma inserite nel sistema e disabilitare la stampa dello sfondo (opzioni utilizzabile per la stampa con carta prestampata o prestampata).
I documenti possono essere di vario genere, FATTURE, DDT, PREVENTIVI, Note di Credito, Cartellini…
Con la funzione copia è possibile trasformare un documento in uno analogo o uno di altro tipo (ad esempio trasformare un PREVENTIVO o un DDT in FATTURA)
Azione personalizzata: Se da DDT viene generata una fattura ad esempio cliccando sul tasto nella colonna AZIONE, al posto del tasto personalizzato e di colore rosso comparirà un nuovo tasto verde che, se cliccato, permette di aprire direttamente il documento (Fattura) collegato. Se non vuoi aprire il documento ma semplicemente individuare il numero basta portare il mouse supra il pulsante personalizzato (senza cliccare).
FUNZIONI DI GRUPPO
Alcune funzioni si attivano eseguendo una selezione multipla sui documenti, tra queste invio di sintesi INVIO DOC e COMPATTA DOC.
La compattazione di documenti può essere effettuata in due modi ANALITICO e SINTETICO.
Con il primo nel documento generato verranno compattate tutte le righe dei documenti di origine
Con il secondo, più indicato quando le righe sono numerose, nel documento di destinazione verranno sintetizzate le sole intestazioni dei documenti di origine riportando per ogni l’importo totale.
Stampa in serie
E’ possibile effettuare la stampa in serie di più fatture contemporaneamente.
Ecco come:
1. documenti -> apri documento -> fatture
2. si selezionano con un flag le fatture si vuole stampare (dopo aver magari applicato un filtro per cliente)
5. il risultato sarà il download di un solo documento PDF che contiene tutte le fatture selezionate che potrà essere inviato alla stampante o allegato ad una email.
Invio ed esportazione documenti
selezionare i documenti interessati utilizzando i check sulla sinistra
per ogni cliente vengono raggruppati tutti i documenti (tra quelli selezionati) e per ognuno è possibile selezionare diverse azioni, email di sollecito, documento di sollecito modificabile (formato RTF), documento di sollecito in PDF ed infine Ri.Ba.
In alternativa è possibile utilizzare questa schermata per esportare dei documenti per l’intera lista (tutti i clienti): è infatti possibile creare una RiBa complessiva (in questo caso vengono considerati solo i documento in cui il pagamento specificato è RiBa) oppure effettuare una esportazionein file CSV*dell’intera lista di documenti.
*CSV comma-separated values (abbreviato in CSV) è un formato di file basato su file di testo utilizzato per l’importazione ed esportazione (ad esempio da fogli elettronici o database) di una tabella di dati. Questi file possone essere comunemente aperti con MS Excel o OpenOffice. Nel caso in cui nell’aprire il file i dati non venissero strutturati per righe e colonne, è necessario aprire prima il programma (ad.es. Excel) e fare
FILE > APRI > selezionare il file scaricato in formato CSV
NB: Il separatore utilizzato di fefault è l abarra verticale “|”.