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Compattare più DDT in un’unica Fattura

Al completamento del ciclo di produzione di un particolare bene (vedi da “ordine cliente a produzione” ) viene solitamente emesso il documento di trasporto che evade totalmente o in parte l’Ordine (vedi documento incrementale).

Alla DDT ovviamente seguirà una Fattura con i riferimenti della/e DDT, dell’Ordine del cliente ed i beni consegnati.

Per procedere alla fatturazione è possibile seguire più strade, più o meno guidate dal sistema.

In questo articolo vediamo come generare una fattura a partire da una o più DDT generate in precedenza, vediamo come:

Da DOCUMENTI > APRI DOCUMENTO > DDT (visualizzazione elenco documenti), applicando gli opportuni filtri per data, cliente o descrizione è possibile restringere l’elenco delle DDT emesse.

Selezionando le DDT desiderate (selezionandole una ad una o utilizzando il tasto SELEZIONA TUTTI) il sistema amplierà il menù principale aggiungendo, in particolare COMPATTA DOC ANALITICO e COMPATTA DOC SINTESI.

Attraverso quali sarà possibile generare una fattura che compatta in un unico documento tutte le DDT in modo ANALITICO o SINTETICO

ANALITICO

Trascrivendo ogni riga delle varie DDT all’interno della Fattura.

SINTETICO

Riportando in Fattura semplicemente il numero, la data e l’importo totale della di ciascuna DDT di provenienza.

 

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INSERIRE UNA DESTINAZIONE MERCI DIFFERENTE RISPETTO ALL’INTESTAZIONE

UTENTE: Come faccio a specificare sul documento di trasporto una destinazione merci differente della ditta di fatturazione?

ASSISTENZA: La procedura per l\’inserimento della destinazione merci è la seguente:

  • Aprire la scheda CONTATTO > e nell\’area “DATI GESTIONALI” selezionare DESTINAZIONE MERCI.
  • Specificare denominazione, indirizzo ed altri dati anagrafici se necessario….
  • Nella creazione del DOCUMENTO (ad esempio DDT) specificare il campo “PRESSO” selezionando la menù la voce corrispondente e salvare.
  • La stampa della DDT prevede ora una destinazione differente dall’intestazione dello stesso documento.
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PARAMETRI DI STAMPA DOCUMENTI E NUMERO DI CIFRE DECIMALI

Un cliente ci chiede

“è possibile far comparire 6 cifre decimali dopo la virgola negli importi e nelle quantità quando si generano le stampe dei documenti come Ordini di acquisto, DDT e Fatture?”

Certo, i documenti possono essere personalizzati al massimo sia come grafica che sulle impostazioni come questa.

In generale però può provvedere a specificare questi parametri all’interno di alcune specifiche opzioni di stampa. Cliccando sul tasto PDF*

Accederà ad un menù nel quale è possibile personalizzare il numero di cifre decimali visualizzate oltre le quali il sistema procederà con un arrotondamento.

Da questo menù è inoltre possibile inserire una o più immagini di firma inserite nel sistema e disabilitare la stampa dello sfondo (opzioni utilizzabile per la stampa con carta prestampata o prestampata).

 

 

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GESTIONE DOCUMENTI

Documenti

I documenti possono essere di vario genere, FATTURE, DDT, PREVENTIVI, Note di Credito, Cartellini…

Con la funzione copia è possibile trasformare un documento in uno analogo o uno di altro tipo (ad esempio trasformare un PREVENTIVO o un DDT in FATTURA)

Azione personalizzata: Se da DDT viene generata una fattura ad esempio cliccando sul tasto nella colonna AZIONE, al posto del tasto personalizzato e di colore rosso comparirà un nuovo tasto verde che, se cliccato, permette di aprire direttamente il documento (Fattura) collegato. Se non vuoi aprire il documento ma semplicemente individuare il numero basta portare il mouse supra il pulsante personalizzato (senza cliccare).

FUNZIONI DI GRUPPO

Alcune funzioni si attivano eseguendo una selezione multipla sui documenti, tra queste invio di sintesi INVIO DOC e COMPATTA DOC.
La compattazione di documenti può essere effettuata in due modi ANALITICO e SINTETICO.

  • Con il primo nel documento generato verranno compattate tutte le righe dei documenti di origine
  • Con il secondo, più indicato quando le righe sono numerose, nel documento di destinazione verranno sintetizzate le sole intestazioni dei documenti di origine riportando per ogni l’importo totale.

Stampa in serie

E’ possibile effettuare la stampa in serie di più fatture contemporaneamente.

Ecco come:

1. documenti -> apri documento -> fatture

2. si selezionano con un flag le fatture si vuole stampare (dopo aver magari applicato un filtro per cliente)

3. in basso alla pagina selezionare FILTRA

4. sempre in fondo alla pagina comparirà la dicitura STAMPA x DOCUMENTI

5. il risultato sarà il download di un solo documento PDF che contiene tutte le fatture selezionate che potrà essere inviato alla stampante o allegato ad una email.

Invio ed esportazione documenti

  1. selezionare i documenti interessati utilizzando i check sulla sinistra
  2. selezionare poi AGGIORNA e successivamente su INVIO DOC
  3. per ogni cliente vengono raggruppati tutti i documenti (tra quelli selezionati) e per ognuno è possibile selezionare diverse azioni, email di sollecito, documento di sollecito modificabile (formato RTF), documento di sollecito in PDF ed infine Ri.Ba.
  4. In alternativa è possibile utilizzare questa schermata per esportare dei documenti per l’intera lista (tutti i clienti): è infatti possibile creare una RiBa complessiva (in questo caso vengono considerati solo i documento in cui il pagamento specificato è RiBa) oppure effettuare una esportazionein file CSV*dell’intera lista di documenti.

*CSV comma-separated values (abbreviato in CSV) è un formato di file basato su file di testo utilizzato per l’importazione ed esportazione (ad esempio da fogli elettronici o database) di una tabella di dati. Questi file possone essere comunemente aperti con MS Excel o OpenOffice. Nel caso in cui nell’aprire il file i dati non venissero strutturati per righe e colonne, è necessario aprire prima il programma (ad.es. Excel) e fare

FILE > APRI > selezionare il file scaricato in formato CSV

NB: Il separatore utilizzato di fefault è l abarra verticale “|”.